Für digitale Tagungen: Unsere Event Plattform

Auf der Bühne können wir beson­ders große Teil­neh­mer­zahlen, bis 100.000 Teil­neh­mern errei­chen. Parallel können wir auch zu anderen Platt­formen, wie YouTube oder Face­book streamen. Hier gibt es einen Back­stage Bereich, mit eigenem Chat und eigener Umge­bung, in die wir die Refe­renten einbinden können.

Zu den Sessions muss man wissen, dass hierbei unend­lich viele Sessions gleich­zeitig statt­finden können und bis zu 500 Personen zuschauen können. Gleich­zeitig können sich bis zu 20 Personen parallel mit Ihrer Kamera frei­schalten und Ihren Bild­schirm teilen. Die Sessions können mode­riert sein, also um sich zu betei­ligen, muss der Mode­rator das zulassen. Sie können voll­ständig offen sein, versteckt und nur mit einem Link zu öffnen sein oder nur für verschie­dene Ticket­ka­te­go­rien zugäng­lich sein. Und um den Bock voll­ständig abzu­schießen oder anders gesagt, um eine wahr­hafte Inter­ak­ti­vität zu gewähr­leisten, können Teil­nehmer sogar spontan eigene Sessions öffnen. Die Über­set­zung zur On-Site Veran­stal­tung wäre z.B., dass sich Gruppen selbst­ständig zusam­men­finden, um Themen zu disku­tieren. Oder man in der Pause zusam­men­steht und Manuel vom Fall­schirm­springen philo­so­phiert. 

Sessions können mit der Agenda verknüpft werden und sind nur dann zu sehen, wenn “Die Zeit gekommen ist”. Auf dem Onsite Event nennen wir das Perso­nen­leit­sys­teme, damit niemand in einem leeren Raum steht.

Die Platt­form ist DSGVO konform, sonst würden wir nicht damit arbeiten. Die Teil­nehmer haben die Chance, vor dem Event schon Ihr Profil anzu­legen, mit ein paar Infor­ma­tionen wie Profil­bild, Name, Firma, Posi­tion, Website, Linkedin. Diese Infor­ma­tionen dienen als digi­tale Visi­ten­karte und werden nur mit einzelnen Personen geteilt, wenn der Teil­nehmer aktiv seine “Visi­ten­karte über­gibt” das funk­tio­niert z.B. im Bereich Netz­werken, an den Aussteller Ständen oder im One on One Meeting.

Damit spre­chen wir den einzigen echten Flaschen­hals an. Internet Band­breite. Vor jedem Event misst einer unserer IT Tech­niker die Band­breite der Inter­net­an­bin­dung der Loca­tion und setzt sich mit der haus­in­ternen IT Abtei­lung in Verbin­dung. 

Um eine reibungs­lose Schnitt­stelle zu gewähr­leisten, werden pro Gewerk eigene unab­hän­gige Netz­werke aufge­baut. Bühne, Aussteller, Session und Teil­nehmer. In der Regel haben die Loca­tions bereits einen profes­sio­nellen Dienst­leister, der diese Struktur umsetzen kann. Wir bringen aber auch gerne einen eigenen Dienst­leister mit, der sich darauf spezia­li­siert hat.

Nein das Char­mante an dieser Platt­form ist, dass sie voll­ständig brow­ser­ba­siert ist, sowohl Google Chrome als auch Firefox sind die empfohlen Browser. Bei Apple Geräten wird der Safari Browser, Google Chrome oder Firefox empfohlen.

Netz­werken ist wohl eines der coolsten Features der Platt­form. Wir simu­lieren im Prinzip eine Kaffee­pause, ein Camp­fire oder Speed-Dating. Durch die vorhe­rige Sortie­rung der Teil­nehmer anhand der Anmel­dung, wissen wir welcher Teil­nehmer, Gast, Aussteller, Refe­rent, Veran­stalter, Student, Presse uvm. ist. Somit können wir die gesamte Platt­form auf den jewei­ligen Teil­nehmer konfi­gu­rieren. Also entspre­chende Sessions z.B. nur für die Presse frei­geben. Oder Sessions nur für Refe­renten als Back­stage Bereich einrichten. Oder Sessions nur für Veran­stalter als Planungs­büro einrichten. Beim Netz­werken funk­tio­niert das genauso. Beim “Webcam Roulette” können wir vorher bestimmen, welche Teil­nehmer welche Gesprächs­partner bekommen. Z.B. Presse nur mit Ausstel­lern, Gäste nur mit Refe­renten, Startups nur mit Inves­toren uvm. Die Möglich­keiten sind mannig­faltig. 

Die Chat Funk­tionen sind enorm. Der über­ge­ord­nete Chat ist der Event Chat. Auf diesen Chat hat man immer von überall aus zugriff, um allge­meine Infor­ma­tionen zu teilen. Jede inter­ak­tive Sektion hat eine eigene Chat Ebene. Die Bühne, jede einzelne Session, jeder Aussteller Stand und sogar der Back­stage Bereich der Bühne hat eine eigene Chat Ebene. Und um mal wieder den Hasen abzu­schießen, oder anders formu­liert, um eine maxi­male Inter­ak­ti­vität zu gewähr­leisten, ist es sogar möglich, als Teil­nehmer mit jedem anderen Teil­nehmer, einen eigenen privaten Chat zu führen. Und jetzt halten Sie sich fest: Jeder Teil­nehmer hat während der VA die Möglich­keit, jedem anderen Teil­nehmer eine private Video Einla­dung zu senden. Das Tuscheln während der VA, das Zusam­men­stehen in der Pause, das Disku­tieren im Flur, das Lösen von Problemen. Plötz­lich ist “alles” möglich. 

Aussteller haben die Möglich­keit, sich an unter­schied­lich großen Ständen zu posi­tio­nieren.

Mit Präsen­ta­tionen, Video Play­lists, Call To Action Buttons und Live Sessions direkt auf dem eigenen Stand, steht der digi­tale Auftritt, dem realen Auftritt in beinah nichts nach. Und wenn wir wieder hybrid denken, kann der Aussteller auf seinem Stand eine voll­wer­tige Audio und Video­regie imple­men­tieren oder bei klei­nerem Budget auch einfach seine Webcam nutzen, um seine Produkte zu präsen­tieren und in direkten Austausch mit seinen Besu­chern treten.

Ja das geht natür­lich auch. Sie können dann einfach das Mikrofon im Computer akti­vieren und wenigs­tens gehört werden. Sowieso stehen Ihnen die mäch­tigen Chat Funk­tionen zur Verfü­gung um sich einzu­bringen.  

Ja unsere Grafik­de­si­gner haben Vorlagen für alle notwen­digen Formate und können auch in einfa­chen Programmen, wie Power­Point zur Verfü­gung gestellt werden. 

Prin­zi­piell genügt uns die Event Website und die Agenda um das Grund­ge­rüst Ihrer hybriden Veran­stal­tung zu desi­gnen. Je mehr Infor­ma­tionen und genauer die Key-Visuals ausge­ar­beitet sind, desto besser natür­lich. Sie können es selbst machen, aber wir über­nehmen auch gerne das Grafik­de­sign Ihrer digi­talen Veran­stal­tung. 

Ja! Das bedeutet, dass egal von welchem Ort, egal von welchem Gerät, Sie jeder­zeit am digi­talen Event teil­nehmen können. Smart­phones, Tablets, Note­books und Desktop PCs können genutzt werden, voraus­ge­setzt natür­lich, Sie haben eine Inter­net­ver­bin­dung. 

Und nun haben wir einen großen Vorteil der digi­talen Welt. Wir können verschie­dene Fenster öffnen und verschie­denen Räume gleich­zeitig betreten. Hierbei sollte man ein biss­chen seine Audio­ein­stel­lungen im Blick behalten, denn wenn ich mich an einer Diskus­sion betei­lige, sollten alle anderen Räume natür­lich stumm geschaltet sein. Das ist auch eher etwas für erfah­rene Teil­nehmer. Aber für die Veran­stalter ist es natür­lich ein Riesen Vorteil immer ein Auge in jedem Raum zu haben.  

Da die Platt­form brow­ser­ba­siert ist, wird je nach Sprache des Teil­neh­mers, die Sprache der Menü­füh­rung auf den Teil­nehmer ange­passt. Verschie­dene Spra­chen, z.B. von Pres­se­kon­fe­renzen, euro­päi­schen Betriebs­räten uvm, werden durch Dolmet­scher in unter­schied­li­chen Sessions reali­siert.

Ja stan­dard­mäßig ist bereits ein Abstim­mungs­system inte­griert.

Ja, das ist ja gerade der Clou! Wir können Teil­nehmer aus aller Welt einbinden, sowohl als Redner, als Spon­soren, als Gäste und als Aussteller. Wenn Sie einen Taschen­rechner in die Hand nehmen, dann kommen Sie schnell zu dem Ergebnis, dass virtu­elle Veran­stal­tungen ein echter Segen für das Budget sind, wenn sie dann noch die Inter­ak­ti­vität, wie bei unserer Platt­form haben, steht ein digi­tales Event einem On-Site Event “beinah” in nichts nach. Über Ökologie fangen wir gar nicht erst an zu spre­chen. 

Ehrlich gesagt sind ein Problem das unge­fähr 5 Minuten lang dauert, die Teil­nehmer, die mit so viel intui­tiver, virtu­eller Inter­ak­tion erstmal zurecht­kommen möchten. Deshalb haben wir Video-Tuto­rials entwi­ckelt um die Teil­nehmer darauf vorzu­be­reiten, wie genau die Platt­form aussieht und welche Möglich­keiten sie haben. Vergleichbar viel­leicht dem nagel­neuen Auto in welches man sich gerade das erste Mal setzt. Die ersten paar Minuten muss man sich erstmal zurecht­finden, danach beginnt das Vergnügen. In den rest­li­chen Stunden sind die Teil­nehmer in der Regel so begeis­tert, dass sie die tollen Funk­tionen und fort­schritt­li­chen Tech­no­lo­gien direkt mit dem Veran­stalter selbst verknüpfen und dieser Image­ge­winn ist defi­nitiv nicht zu unter­schätzen!

Absolut empfeh­lens­wert! Denn die besagten 5 Minuten sollten die Redner defi­nitiv vor dem Event durch­ma­chen, damit Sie auf der “digi­talen Bühne” genauso begeis­tert und selbst­be­wusst sind wie auf dem On-Site Event. Bei allen folgenden Veran­stal­tungen ist dann erfah­rungs­gemäß, abhängig von der Komple­xität, eine kurze Gene­ral­probe empfeh­lens­wert, aber nicht zwin­gend notwendig.